Allisa UX Study - Laraffel

Verwaltungstool "Allisa"

Verwaltungsprozesse neu gedacht. Allisa ist die Plattform des ITV.SH für die öffentliche Verwaltung in Schleswig-Holstein. Sachbearbeiterinnen nutzen sie zur Bearbeitung verschiedenster Verwaltungsaufgaben. Doch das Tool war zu Beginn des Projekts weder zeitgemäß noch benutzerfreundlich. Die Oberfläche war überfrachtet, bot keine klare Struktur, und das Design wirkte veraltet. Ziel des Projekts war es, die Anwendung grundlegend nutzerzentriert zu überarbeiten.

Discovery

Interviews mit Expertinnen und Neulingen im Umgang mit dem Tool

Evaluation

Anhand von Jakob Nielsens Heuristiken

KERN Design

Erstmalige Anwendung des KERN-Design-Systems als zentrales Designsystem der öffentlichen Verwaltung

Übergabe an Entwickler

Strukturiertes und verständliches Hand-over des Designkonzepts

01 . Die Herausforderung

Um die Probleme zu verstehen, habe ich Interviews mit Sachbearbeiter*innen geführt, die Allisa entweder bereits regelmäßig nutzen oder neu im Umgang mit dem Tool sind. Dabei haben sich folgende zentrale Herausforderungen herauskristallisiert:

Überforderung durch zu viele Optionen Die Benutzeroberfläche war mit Funktionen überladen – ohne klare Priorisierung oder Struktur. Nutzerinnen mussten sich mühsam orientieren und verloren häufig den Überblick.

Keine klare Prozessführung Die Arbeitsprozesse innerhalb der Plattform waren nicht eindeutig strukturiert. Es fehlte eine nachvollziehbare Schritt-für-Schritt-Führung, sodass Nutzerinnen oft unsicher waren, ob sie ihre Aufgaben korrekt ausgeführt hatten.

**Hohe Einstiegshürden für neue Kolleg*innen Besonders neue Mitarbeitende hatten große Schwierigkeiten, sich in die Plattform einzuarbeiten. Die mangelnde Intuitivität, unklare Begrifflichkeiten und uneinheitliche Gestaltung erschwerten die Nutzung erheblich.

Veraltetes Design mit geringer Usability** Das visuelle Erscheinungsbild war technisch und wenig ansprechend. Es fehlte an Hierarchien, visueller Führung und einem modernen Look-and-Feel, der Vertrauen schafft und die Nutzung erleichtert.

02 . Der Prozess

Um strukturiert vorzugehen, habe ich eine heuristische Evaluation anhand von zwei typischen und repräsentativen Verwaltungsaufgaben durchgeführt: der Prüfung des Vorkaufsrechts und der Bearbeitung von Veranstaltungsgenehmigungen.

Diese Evaluation bildete eine wichtige Grundlage für die darauffolgende Restrukturierung der Plattform – insbesondere im Hinblick auf Informationsarchitektur, Navigation, Feedbackmechanismen und Konsistenz.

Probleme identifizieren

Anhand der 10 Heuristiken von Jakob Nielsen wurden zwei repräsentative User Flows ausgewertet

Probleme priorisieren

Handelt es sich um oberflächliche Probleme oder gravierende Schwachstellen?

Maßnahmen empfehlen

Wie können die Fehler behoben werden? Zur Illustration wurden Mockups von zentralen Interfaces angefertigt.

03 . Redesign mit KERN Design System

Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die erstmalige Anwendung des KERN Designsystems, das sich zum Zeitpunkt des Projekts noch in Entwicklung befand.

KERN wurde speziell für digitale Angebote der öffentlichen Verwaltung in Schleswig-Holstein konzipiert. Es bietet standardisierte UI-Komponenten, Designprinzipien, Farbkonzepte und Interaktionsmuster, die Barrierefreiheit, Wiedererkennbarkeit und Effizienz ermöglichen.

Für mich war es besonders spannend, das System bereits in einer frühen Phase einzusetzen und mitzugestalten. Dabei ging es nicht nur darum, Designrichtlinien anzuwenden, sondern auch zu prüfen, wie flexibel sich KERN an konkrete Anwendungsfälle anpassen lässt und wie man in einem öffentlichen Kontext dennoch modern, zugänglich und benutzerfreundlich gestalten kann.

Der neue Entwurf wurde in mehreren User Tests mit Mitarbeiter*innen der Verwaltung geprüft. Das direkte Feedback floss in die iterative Weiterentwicklung der Oberfläche ein. Im Ergebnis entstand ein durchdachtes, klar strukturiertes Interface, das sowohl inhaltlich als auch gestalterisch auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe zugeschnitten ist. Nach Abschluss der UX-Phase erfolgte ein vollständiger Hand-over an das Entwicklerteam, das die technische Umsetzung übernimmt.

Learnings

UX in der Verwaltung

Intuitive Strukturen und verständliche Prozessführung sind auch in Expertensoftware mit hoher Verantwortung essentiell.

Komplexe Systeme vereinfachen

Das Projekt hat mir gezeigt, wie man Informationsarchitektur und Interface so gestaltet, dass trotz vieler Funktionen Übersicht und Klarheit entstehen.

Design-systeme praxistauglich machen

Durch die frühe Arbeit mit dem KERN Designsystem konnte ich lernen, wie man ein noch wachsendes System in realen Projekten anwendet und mitgestaltet.

Validierung durch Nutzende

Iterative Tests mit Sachbearbeiter*innen haben den Feinschliff ermöglicht und mir nochmal vor Augen geführt, wie entscheidend echte Rückmeldungen für gutes UX Design sind.

Vorheriges Projekt

SH-GUIDE

Nächstes Projekt

WOLFSBURGER LUPE