Allisa ist eine Plattform für die Digitalisierung kommunaler Verwaltungsprozesse in Schleswig-Holstein. Sachbearbeiter nutzen das System, um unterschiedliche Fachverfahren und Verwaltungsaufgaben digital zu bearbeiten.
Die bestehende Oberfläche war funktional gewachsen, aber nicht konsequent an den Arbeitsabläufen der Nutzer ausgerichtet. Eine hohe Informationsdichte, uneinheitliche Interaktionsmuster und eine unklare Prozessführung erschwerten sowohl die tägliche Arbeit als auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ziel war es, zwei repräsentative Verwaltungsprozesse grundlegend zu analysieren und in ein verständliches, barrierefreies und konsistentes Bedienkonzept zu überführen.
Eine Besonderheit des Projekts war der erstmalige praktische Einsatz des damals noch im Aufbau befindlichen KERN Designsystems. Allisa wurde damit zu einem frühen Anwendungsfall für einen Standard, der heute die nutzerzentrierte und barrierefreie Gestaltung digitaler Verwaltungsangebote in Deutschland maßgeblich vorantreibt.
Interviews mit erfahrenen Sachbearbeitern und neuen Nutzern
Heuristische Analyse repräsentativer Verwaltungsprozesse
Erste praktische Anwendung des KERN Designsystems in einem Fachverfahren
Dokumentiertes Designkonzept und strukturierte Übergabe
Überforderung durch fehlende Priorisierung
Die Oberfläche stellte zahlreiche Funktionen und Informationen gleichzeitig dar. Eine klare visuelle Hierarchie fehlte, sodass Nutzer selbst herausfinden mussten, welche Inhalte für den jeweiligen Arbeitsschritt relevant waren..
Unklare Prozessführung
Aufgaben waren nicht als nachvollziehbare Abläufe strukturiert. Es blieb teilweise unklar, an welcher Stelle eines Vorgangs sich die Nutzer befanden, welche Eingaben erforderlich waren und ob ein Bearbeitungsschritt erfolgreich abgeschlossen wurde.
Hohe Einstiegshürden
Erfahrene Mitarbeiter konnten viele Schwächen durch Routine ausgleichen. Neue Kollegen trafen dagegen auf uneinheitliche Begriffe, schwer erkennbare Zusammenhänge und eine Bedienlogik, die umfangreiches Vorwissen voraussetzte. Ähnliche Funktionen verhielten sich nicht immer gleich. Das erhöhte die kognitive Belastung und erschwerte den Aufbau verlässlicher Nutzungsmuster.
Barrierefreiheit im komplexen Fachverfahren
Die Anwendung sollte nicht lediglich visuell modernisiert werden. Sie musste so überarbeitet werden, dass Struktur, Bedienung, Rückmeldungen und visuelle Gestaltung den Anforderungen an zugängliche digitale Verwaltungssoftware entsprechen.
Die beiden User Flows wurden anhand der zehn Usability-Heuristiken von Jakob Nielsen systematisch untersucht. Betrachtet wurden unter anderem Systemstatus, Konsistenz, Fehlervermeidung, Nutzerkontrolle und die Übereinstimmung zwischen Systemlogik und realem Arbeitsprozess. Die Erkenntnisse aus der Evaluation wurden mit den Aussagen aus den Nutzerinterviews abgeglichen. So ließ sich unterscheiden, welche Probleme lediglich theoretisch auffielen und welche die tägliche Arbeit tatsächlich beeinträchtigten.
Nicht jede Auffälligkeit hatte die gleiche Relevanz. Die identifizierten Schwachstellen wurden deshalb nach Schweregrad, Nutzungshäufigkeit und Auswirkung auf die Prozesssicherheit bewertet. Besonders hoch priorisiert wurden Probleme, die zu Fehlbedienungen, Unsicherheit oder unnötigem Arbeitsaufwand führten. Diese Priorisierung schuf eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für das Redesign.
Für die zentralen Schwachstellen entwickelte ich konkrete Handlungsempfehlungen und überführte sie in neue User Flows, Informationsstrukturen und Interface-Konzepte. Die Entwürfe zeigten nicht nur eine modernisierte Oberfläche, sondern eine überarbeitete Prozesslogik: klarere Arbeitsschritte, verständlichere Statusanzeigen, konsistente Interaktionsmuster und kontextbezogene Hilfestellungen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war der erstmalige praktische Einsatz des KERN Designsystems. Zum Zeitpunkt der UX Study befand sich KERN noch in einer frühen Entwicklungsphase. Viele Komponenten, Prinzipien und Anwendungsmuster, die heute Teil des umfassenden UX-Standards sind, mussten sich in realen Verwaltungsprozessen erst bewähren. Allisa bot dafür einen anspruchsvollen Anwendungsfall: hohe Informationsdichte, komplexe Formulare, unterschiedliche Bearbeitungszustände und Abläufe, bei denen Orientierung und eindeutiges Systemfeedback besonders wichtig sind.
Die Aufgabe bestand daher nicht darin, vorhandene KERN-Komponenten lediglich auf die alte Oberfläche zu übertragen. Zunächst musste geprüft werden, welche Strukturen und Interaktionsmuster den konkreten Arbeitsablauf sinnvoll unterstützen und an welchen Stellen zusätzliche Lösungen erforderlich waren. Das Redesign verband die fachlichen Anforderungen von Allisa mit den zentralen Prinzipien von KERN: konsistente Bedienung, verständliche visuelle Hierarchien, wiedererkennbare Interaktionsmuster und Barrierefreiheit als Grundlage der Gestaltung.
Barrierefreiheit wurde nicht als abschließende Qualitätskontrolle behandelt. Kontraste, Fokusführung, Formularstruktur, Statusmeldungen, Fehlermeldungen und verständliche Beschriftungen wurden bereits in der Konzeption berücksichtigt. So entstand keine nachträglich angepasste Oberfläche, sondern ein Bedienkonzept, in dem Accessibility strukturell verankert ist.
Die neuen Konzepte wurden in mehreren Usability Tests mit Mitarbeitern der Verwaltung geprüft. Dabei zeigte sich, ob Prozessschritte verständlich, Funktionen erwartungskonform und Rückmeldungen eindeutig waren. Das direkte Feedback floss in die iterative Weiterentwicklung ein. Besonders wichtig war der Vergleich zwischen erfahrenen Nutzern und neuen Mitarbeitern: Ein gutes Fachverfahren muss effizientes Arbeiten ermöglichen, darf dafür aber kein über Jahre aufgebautes implizites Wissen voraussetzen.
Nach Abschluss der UX-Phase wurden Abläufe, Komponenten, Zustände und Interaktionslogiken strukturiert dokumentiert und an das Entwicklerteam übergeben. Das Handover machte nicht nur sichtbar, wie die Oberflächen aussehen sollten, sondern auch, welche fachlichen und nutzerbezogenen Entscheidungen den einzelnen Lösungen zugrunde lagen.
Was bei Allisa als früher Praxiseinsatz begann, hat inzwischen eine deutlich größere strategische Bedeutung: KERN ist heute ein offener, technologieunabhängiger UX-Standard für digitale Verwaltungsangebote von der kommunalen bis zur Bundesebene. Wiederverwendbare Komponenten, Gestaltungsprinzipien und Code-Bausteine sollen dafür sorgen, dass öffentliche digitale Produkte nicht in jeder Behörde neu erfunden werden müssen. Gleichzeitig schaffen sie die Grundlage für barrierefreie, konsistente und wiedererkennbare Services. Die Allisa UX Study nahm diese Entwicklung früh vorweg. Das Projekt zeigte bereits in einer frühen Phase, dass ein gemeinsamer Standard nicht nur das Erscheinungsbild vereinheitlicht, sondern Prozessqualität, Zugänglichkeit und Entwicklungseffizienz grundlegend verbessern kann. Für mich war das Projekt ein wichtiger Schritt von der Gestaltung einzelner Interfaces hin zur strategischen Arbeit mit Designsystemen und verbindlichen UX-Standards.
Gute Verwaltungssoftware muss fachliche Komplexität zuverlässig abbilden und gleichzeitig verständlich bedienbar bleiben. Nutzerzentrierung steht nicht im Widerspruch zu rechtlichen und organisatorischen Anforderungen – sie macht diese im Arbeitsalltag erst beherrschbar.
Ein Designsystem entfaltet seinen Wert nicht in einer Komponentenübersicht, sondern im realen Produkt. Die frühe Arbeit mit KERN hat mir gezeigt, wie Standards auf konkrete Fachprozesse übertragen, kritisch geprüft und sinnvoll ergänzt werden müssen.
Barrierefreiheit lässt sich nicht am Ende auf eine fertige Oberfläche aufsetzen. Sie beeinflusst Informationsarchitektur, Prozessführung, Komponentenwahl, Inhalte und technische Umsetzung von Beginn an.
Erfahrene Nutzer und neue Mitarbeiter erleben dasselbe System unterschiedlich. Erst die Kombination beider Perspektiven macht sichtbar, welche Abläufe tatsächlich effizient sind und welche lediglich durch Routine funktionieren.
